• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:
o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
• Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
o Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
• Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
o Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
o Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
o Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
• Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
o Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
o Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
o Realizar reportes de gastos.